Muchos equipos alrededor del mundo están haciendo una transición rápida al trabajo remoto en este momento. Con un equipo de 17 personas en 12 países, hemos estado afinando lo que funciona, y lo que no, durante nueve años de ser un espacio de trabajo virtual. El elemento central de sentirse bien como individuos y como equipo, y lo central de hacer un buen trabajo, es la confianza. A continuación detallamos algunas cosas que pueden hacer mucho para lograr esa confianza en un entorno remoto.
Si necesitas asistencia para seleccionar herramientas que se adapten a tus necesidades nuevas o antiguas de trabajo remoto, siempre puedes ponerte en contacto con nosotras para obtener asistencia gratuita a través de nuestro programa de asistencia.
Ingredientes clave para equipos remotos llenos de confianza
1. Espacio destinado a cada una como personas
Cuando estás conectada con tus colegas solo a través de un dispositivo, es fundamental dedicar tiempo a construir y mantener esas relaciones. Para esto, creamos espacio compartiendo lo más destacado del fin de semana en correos electrónicos semanales, compartiendo cosas personales e intercambiando todo, desde recetas hasta música. También hemos descubierto que celebrar las victorias, por pequeñas que sean, y compartir los fastidios en el trabajo y la vida personal nos ayuda a afirmar la humanidad de las demás y a mantener la honestidad.
Lo que puedes hacer: Si utilizas plataformas de mensajería como Mattermost o Slack, considera crear un canal específicamente para los temas que le gustan a tu equipo o para compartir imágenes de las vidas de los demás más allá del internet. También puedes establecer rituales, como correos electrónicos semanales o mensuales específicamente para compartir aspectos destacados de sus vidas más allá de lo laboral.
2. Acuerdos sobre cómo, cuándo y dónde comunicarse
Pero no se trata solo de conocer sobre la vida fuera del trabajo. Los equipos remotos fuertes generan confianza y franqueza de manera proactiva. Con cada interacción mediada por un dispositivo y la capacidad de trabajar desde cualquier lugar, la confianza se vuelve primordial. Hacer espacio para que las personas traigan todo su ser al trabajo ayuda, pero también lo hacen los procesos claros de comunicación, flexibilidad y responsabilidad. Nuestra cultura laboral surge de nuestros valores compartidos, que nos animan a darnos el beneficio de la duda mientras navegamos por las complejidades de la comunicación remota.
Tenemos pautas sobre lo que debe comunicarse por correo electrónico y lo que es más adecuado para plataformas de mensajería como Mattermost y Slack. Es fácil empantanarse en mensajes y comentarios de documentos cuando a veces una llamada rápida es todo lo que necesita para solucionar un problema. Nos gustan las video llamadas porque la comunicación es mucho más clara cuando podemos vernos. Y cuando enviamos mensajes, usamos muchos emojis y GIFs para reemplazar el lenguaje corporal. Un 💖 o 🤗 oportuno o un 💪 o 🙌 utilizado de manera inteligente puede ser muy útil. También tenemos acuerdos sobre tiempos de respuesta para las comunicaciones y no esperamos que las personas respondan fuera del horario laboral.
Lo que puedes hacer: Crear pautas sobre qué compartir en las plataformas de mensajería en comparación con lo que mejor se adapta a una llamada o correo electrónico. Incluye un acuerdo sobre el uso de videollamadas cuando sea posible.
3. Comprender que ser flexible requiere trabajo
La flexibilidad es un punto culminante definitivo para trabajar de forma remota, pero también requiere que los equipos y las personas del equipo sean empáticas y se adapten rápido. Hacer esto explícito ayuda a garantizar que las personas no se sientan castigadas por trabajar fuera de una oficina estándar. Desde apagones inesperados y niños enfermos o el timbre sonando y la construcción interminable de un vecino, entendemos que la vida sucede. La tecnología también falla. De vez en cuando tenemos que mover una llamada de plataforma en plataforma hasta que todas puedan escuchar. ¡Esta bien! Saber que somos más productivas porque trabajamos de forma remota nos permite hacer tiempo para las dificultades. También desplazamos las llamadas en nuestros calendarios para que no tengamos que ir y venir sobre cuándo reunirnos o reprogramarlas.
Lo que puedes hacer: Si estás en una posición de poder en tu organización, modela la empatía y la comprensión cuando el trabajo remoto inevitablemente tenga problemas. Se honesta acerca de tus propias interrupciones inesperadas y comprende cuando los demás también las enfrentan.
4. Estar presente
El hecho de que tu oficina sea remota no significa que deba ser silenciosa. Hacer visible el trabajo contribuye en gran medida a generar confianza. Para nosotras eso significa que Mattermost es nuestra oficina. Estamos presentes e interactuamos ahí. Tenemos horarios centrales de trabajo para cada zona horaria, por lo que sabemos cuándo esperar que la gente esté en línea. Todo mundo puede ver los calendarios de las demás, y tenemos un canal de actualizaciones permanentes donde enumeramos en qué estamos trabajando cada día. Hacemos comunicación simultánea y asíncrona basada en el proyecto, el equipo y las necesidades individuales. Programamos tareas para nosotras y para las demás y las marcamos a medida que las hacemos. Toda esta visibilidad nos ayuda a responsabilizarnos mutuamente.
Lo que puede hacer: ¡Crear canales para participar y utilizarlos! Ya sea Mattermost (o Slack), correos electrónicos, calendarios o plataformas de gestión de proyectos, recuerda que tu oficina todavía existe, incluso si es digital.
Mantener tu bienestar personal
A nivel individual, la transición al trabajo remoto puede ser difícil, especialmente si no puedes salir a un espacio de coworking o cafetería. Trabajar desde casa a menudo crea una zona gris, donde el trabajo y la vida personal pueden ocupar inesperadamente sus espacios mutuos. Establecer límites entre el hogar y el trabajo nos permite apagar el trabajo al final del día. Si tienes lugar para un espacio de trabajo dedicado (una oficina, un escritorio en una esquina), eso es ideal. Si no, al menos evita trabajar desde tu cama y tal vez cambia tu pijama. Algunas personas necesitan un ritual para marcar el comienzo y el final del día trabajo, algo que sustituya un viaje diario como una caminata o una llamada telefónica a un miembro de la familia. También desactivamos las notificaciones al terminar el día.
Es fácil sentirse sola cuando se trabaja desde casa. Nosotras resolvemos eso programando horas del café, donde las personas toman café y chatean en una videollamada o hacen su propio trabajo mientras hay una llamada abierta, lo que les permite compartir pensamientos y risas. A veces hacemos llamadas a modo de espacio compartido, donde las personas que quieren hablar sobre lo que está sucediendo en el mundo pueden expresarse y volver a encontrar foco. Tenemos canales de Mattermost que no se relacionan con el trabajo: música, “brainfood” (sobre cosas que nos hacen pensar), noticias, etc. Esto nos ayuda a sentirnos conectadas. También tratamos de escuchar a nuestros cuerpos y recordarnos mutuamente de descansar o tomar un té, según sea necesario.
Estar sentada sola durante horas también puede conducir a pensamientos negativos, especialmente si las noticias son sombrías, recibes comentarios que no te gustaron o simplemente estás teniendo un momento difícil. Para salir de nuestras cabezas, hacemos cosas como dar un paseo rápido (¡o incluso hacer una llamada mientras caminamos!), pasamos unos minutos saltando en un mini trampolín mientras escuchamos a Beyoncé o tomamos un buen almuerzo sin dispositivos.
Algunas de las herramientas que utilizamos
Ya sea que lleves mucho tiempo trabajando de forma remota o estés adoptándolo por primera vez, existen amplias herramientas para mantenerse organizadas y conectadas. Mientras que es importante comparar sus funcionalidades, también elegimos las nuestras en función del tipo de seguridad que ofrecen y de cómo se ajusta tanto a nuestras necesidades como a nuestros valores.
Por ejemplo, cambiamos de Slack a Mattermost en los últimos años, queriendo tener un mayor control sobre dónde se almacenan nuestras comunicaciones. También desde hace tiempo hemos utilizado correos electrónicos cifrados (y clientes de correo electrónico que los admiten, como Thunderbird).
Cuando realizamos llamadas, equilibramos nuestras diversas necesidades (ancho de banda, compatibilidad de dispositivo / navegador, necesidad de cifrado, etc.) para elegir la mejor plataforma. Para llamadas de tamaño pequeño a mediano, Jitsi es una excelente opción de código abierto y encriptada. A veces usamos Whereby también. Para llamadas más grandes, utilizamos plataformas como UberConference o Zoom (aunque vale la pena leer la política de privacidad de Zoom y ver cómo se ajusta a las necesidades de su organización). También hemos descubierto que Skype tiende a funcionar mejor para las personas con menor ancho de banda.
Para tomar notas y crear documentos, también hacemos decidimos según el contexto. Hay documentos colaborativos como RiseUp y Vedetas que son excelentes para reuniones como llamadas comunitarias. Plataformas como FunRetro son útiles para ejercicios y talleres de lluvia de ideas.
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Otras lecturas
Mucha gente que trabaja de forma remota ha compartido sus consejos y recomendaciones. Ya sea que necesites terminar un proyecto, fortalecer un equipo, enseñar una clase o dirigir un taller, encontrarás información para ayudarte.
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